3.2 Pořizování v systému REDAP


Základem ekonomických informací je především pořízení dat. K tomu máte v systému několik variant. Dříve, než se začnete seznamovat s funkcemi pořízení, je nutné si uvědomit, že pro zpracování ekonomiky potřebujete různé funkce pořízení. Jsou to především:

Pořízení nové věty do souboru s možností nalezení v tom samém režimu věty staré a jejich možnost modifikace včetně zrušení nepotřebné - tohoto způsobu se využívá především u číselníků.

Pořízení nové věty, kdy součástí např. účetního zápisu provádíme přímo zápis na skladovou položku, stavy účtů, fakturu. V tomto případě je možné také listovat zpět a opravovat již vzniklé zápisy výhradně na klíčových položkách již zapsané věty. Klíčovými položkami jsou především - čísla účtů, skladové položky, faktury.

Další specifickou funkcí síťového charakteru v pořízení účetních dokladů je také rušení věty (DEL na větě v opravném režimu).

Speciálním pořízením je doplňování hodnot v již existujících položkách. Tento způsob pořízení se používá např. v režimech plateb faktur, kdy můžeme provést úhradu výhradně na existujících fakturách. Režim tedy neumožnípořízení nové věty, ale modifikaci existující.

Dále máte možnost doplňování nebo modifikace některých číselníků přímo při pořízení účetních dat. Jde především o rozšiřování číselníku odběratelů při fakturaci atd. Tyto tzv. vedlejší formuláře poznáte podle jiného zbarvení formuláře pořízení. - Většina základních režimů pořizování je řešena tzv. víceformulářovým pořízením. Program postupně podle vnitřních pravidel prochází jednotlivými formuláři pořízení - příklad fakturace:

Základem účetnictví je formulář pořízení věty.
- Při neznalosti odběratele přepíná do číselníku dodavatelů a odběratelů na možnost rozšíření.
- První větou zadáváte důležité informace pro fakturu, případně vámi požadované volitelné doplňující údaje faktury.
- Při prodeji skladové položky můžete upravovat údaje skladové položky - cena, MJ atd.
- Při prodeji fakturační položky můžete soubor jak rozšiřovat, tak stávající položky upravovat podle vašich potřeb. Toto víceformulářové řešení systému je sice síťové, je však ve srovnání s programem minulých let více náročné na kvalitu počítače - rychlost.
- Řešení pořízení tak, že jedna věta do souboru je vidět na jedné obrazovce.
- Tohoto způsobu pořízení se používá ve složitých formulářích pořízení jako faktury, pokladna, dlouhodobý majetek atd.
- Řešení pořízení tak, že jedna věta do souboru je vidět na jednom řádku obrazovky (tzv. řádkový editor). Tohoto způsobu se využívá především u pořízení číselníků.

Z uvedeného výčtu je zřejmé, že programové funkce pořízení dat jsou a musí být modifikovatelné programátorem podle charakteru konkrétního pořízení. Pro usnadnění zde uvádíme, podle čeho se v systémech pořízení orientovat.
- Při zvolení režimu pořízení se naformátuje obrazovka. Všímejte si především spodního nápovědního řádku. Pokud se objeví VST a číslo, značí to, že jste v režimu pořízení nové věty. Pokud je dole zkratka OPR, jste v režimu opravném na opravě již zapsané věty.

Nápovědní řádek může mít i takovouto strukturu:

Vst 000212 pgup-vzad end-; I-opak hom-co? ESC-konec

Vst znamená, že pracujeme ve vstupním režimu, číslo za Vst pak s jakou větou v pořadí souboru pracujeme.

- Při práci můžeme využít několika funkcí na základě speciálních kláves:
- pgup-vzad - listování vzad - na opr.nebo vst.větu
- pgdn-vpř - listování vpřed - -"
- end-vst - poslední vstupní věta
- I-opak - přeskakování (potvrzení) jednotlivých položek ve větě
- ESC-konec - ukončení formuláře pořízení

Při většině pořízení nám zůstávají na obrazovce údaje z předcházející věty, při této variantě můžeme použít o p a k o v á n í ú d a j ů <šipka dolů>.

Pokud se při vyplňování spleteme, můžeme se vrátit na předcházející údaje pomocí klávesy <šipka nahoru>.

Po pořízení všech údajů na terminále, potřebných pro daný vstup, většinou kurzor přeskočí na nápovědní řádek a počítač vyžaduje rozhodnutí pro zápis věty. Máme tyto možnosti:
Zapsat - A, Enter, Y
Nezapsat- N, Esc

Některé formuláře pořízení jsou programovány s tzv. okamžitým zápisem. V tomto případě se věta zapíše automaticky a kurzor ihned přeskočí na další položku.

Pokud se objeví OPR a číslo, značí to, že jste v režimu opravném, tedy modifikujete již existující věty.

Na opravný režim se dostaneme:

Pokud na první položce věty stiskneme klávesu <PgUp>, zobrazí se nám předcházející věta. Takto lze opakováním klávesy nalistovat právě tu větu, kterou chceme opravit. Pokud již pracujeme v opravném režimu, je možné listovat po jednotlivých větách také dopředu pomocí klávesy <PgDn>. Možnosti opravy na právě nalistované větě jsou stejné, jako ve vstupním režimu. Navíc máme možnost nalezenou větu z r u š i t . Toho docílíme tím, že na první položce věty stiskneme klávesu <Del>. Počítač se opět zeptá, zda zapsat (A/N). Zadáním A nebo odklepnutím klávesou <Enter> větu zrušíme.

Přes výběrovou podmínku stisknutím klávesy < Home >. Pokud tuto klávesu stiskneme, na terminále se objeví:
a) v režimech, kde se předpokládá časté vyhledávání nápovědy, jakým způsobem lze v daném souboru vyhledávat s ukázkami forem zadání výběrových podmínek.
b) struktura věty s identifikátory jednotlivých položek tak, jak jsou programátorem nadefinovány. Položky jsou pojmenovávány tak, aby obsluze znalé ekonomiky byly rozhodující položky zcela jasné.
c) v některých souborech pořízení je naprogramováno zamezení této výběrové podmínky. Je tomu tak v režimech, kdy je v souboru předpoklad nízkého počtu vět.

   Ukázka zobrazené strukt. věty se zadáním výběru:
   ────────────────────────────────────────────────
   MCPRAC,PSTRED,ZAVPR,PROFES,PCLENX,RVYKON,MSTROJ,SAZTR,HODPR,DOVOL,DENPR,PJMENO:,PCBYDL,
   DNAROZ,POHLAV,POMER,VM.

   Co?
   Za dotaz Co? napíšeme výběrovou podmínku, pomocí které chceme vyhledat větu.
   ────────────────────────────────────────────────
   Příklad 1.: MCPRAC 24,31000,61256 mezera <;> <Enter>

   Chci zobrazit věty s čísly pracovníků 24,31000,61256
   ────────────────────────────────────────────────────
   Příklad 2.: MCPRAC 24/31000  mezera <;> <Enter>

   Chci zobrazit věty s čísly pracovníků v intervalu 24 až 31000
   ────────────────────────────────────────────────────
   Příklad 3.:  PROFES 5,13  mezera <středník> <Enter>

   Chci zobrazit věty s čísly profesí 5 a 13
   ────────────────────────────────────────────────────
   Příklad 4.: PROFES 1 PSTRED 100,310 mezera <;> <Enter>

   Chci zobr.věty,kde je profese 1 a střed. 100 a 310
   ─────────────────────────────────────────────────

Používání funkčních kláves ve formulářích pořízení:

┌───────────────┐   ┌────────────────┐  ┌───────────────────┐
│  I n s e r t  │   │     H o m e    │  │   P a g e  U p    │
│   označování  │   │     hom-co?    │  │    pgup-vzad      │
│    souborů    │   │ výběrový výraz │  │   předch.věta     │
└───────────────┘   └────────────────┘  └───────────────────┘
┌───────────────┐   ┌────────────────┐  ┌───────────────────┐
│  D e l e t e  │   │     E n d      │  │  P a g e  D o w n │
│    del-maž    │   │                │  │     pgdn-vpřed    │
│ smazání věty  │   │                │  │     násl.věta     │
└───────────────┘   └────────────────┘  └───────────────────┘
                  ┌────────────────────┐
                  │    ŠIPKA NAHORU    │
                  │   (předcházející   │
                  │  položka ve větě)  │
                  └────────────────────┘
                  ┌────────────────────┐
                  │     ŠIPKA DOLŮ     │
                  │  (opakovačka před  │
                  │    údaje věty)     │
                  └────────────────────┘