2.8 Řešení účetních situací


1. Řešení přeplatků došlých a vystavených faktur

Systém vám neumožní zaplatit fakturu na větší částku, případně zaplatit faktur vícekrát. Pokud se tato platba skutečně stane, je třeba toto považovat za pochybení platby partnera a účtovat:

a) přeplatky vystavených faktur účtovat závazek vůči partnerovi a řešit jejich vrácení 2xx / 325, 379

b) přeplatky došlých faktur - nemělo by se vůbec při využívání systému EKOSOFT stát - vystavení PP neumožňuje zaslat větší částku, než je faktura.

2. Účtování opravných položek k pohledávkám

Zákony umožňují vytvářet tzv. opravné položky k pohledávkám. Tyto opravné položky se dělí na dvě skupiny a podle nich také účtují:

  558/391 - Tvorba zákonných opravných položek k pohledávkám na základě zákona č. 593/92 Sb.
            ve znění 132/95. Opravná položka vytvořená dle těchto předpisů je daňovým výdajem.

  559/391 - Ostatní opravná položka k pohledávkám - jde většinou o zápis opravné položky nad
            rámec zákonné opravné položky a tyto zápisy jsou vyžadovány auditory pro účely
            věrohodného zobrazení majetku.

          - Pokud podnik účtuje k jedné faktuře obě opravné položky, je třeba dbát na to,
            aby součet opravných položek k jedné pohledávce nepřesáhl celkovou výši pohledávky
            - programem není kontrolováno.



V případě obou zápisů je třeba si uvědomit, že i když tyto opravné položky zaúčtujeme, může nám odběratel tyto faktury zpravidla staršího data ještě zaplatit. Pokud k této platbě dojde, je v povinnosti podniku provést stornovací zápisy zúčtování opravných položek
558/391 - mínus částka
559/391 - mínus částka

V systému EKOSOFT byla provedena programová podpora tohoto sledování přes systém saldokonta. Z tohoto důvodu je nutné provádět zápisy tvorby opravných položek po jednotlivých fakturách. V programu měsíční uzávěrky je mechanismus, který provádí porovnání faktur na účtech pohledávek a na účtu 391. Pokud najde stav, kdy vystavená faktura v saldokontu není,(je tedy uhražena) a zároveň je na tuto fakturu vytvořena opravná položka, neumožní provést uzávěrku měsíce do té doby, než uživatel pořídí zápisy storna zúčtování opravných položek.

3. Jak postupovat, když podnik zapomene něco zaúčtovat a provede měsíční účetní uzávěrku

V těchto případech je třeba jak pro účely dopořízení, tak pro účely zrušení oprav rozeznávat dva stavy:

1) jde o zásah do minulého měsíce - v tomto případě je nejvhodnější řešit vrácení zpracování režimem S05-M o měsíc zpět.

2) jde o zásah do starších měsíců - toto je možné řešit výhradně přes servisní program, jehož používání je svěřeno dealerům. Při zpětných opravách je vždy nutné zajistit uvedení všech datových souborů, výstupů z podniku (hlášení DPH) do stavu, odpovídajícímu provedenému zásahu. Při opravách dat servisním systémem jsou zápisy zajišťovány datem provedené opravy a uchováním původního zápisu před změnou.

Při každém zásahu zpětně do dat je naprosto nutné po provedené opravě a následné regeneraci datových souborů provést přearchivování dat všech měsíců od období, ve kterém byla oprava prováděna.

5. Řešení přijatých záloh - metodický postup

1. Počínaje květnem 2004 se zdaňují přijaté zálohy v době přijetí platby těchto záloh a to sazbou dodávky, která je předmětem příslušné zálohy. V případě, že požadujete zaplacení zálohy na budoucí dodávku, která má předmět daně v základní a ve snížené sazbě DPH, je nutné také platbu rozdělit na dvě části podle příslušných položek DPH. Samozřejmě je možné provést také platbu zálohy na pásmu bez DPH.

2. Vzhledem k pravidlům uvedeným v bodě 1 nelze tedy v systému uplatňovat pravidlo, že zálohy mohou být předmětem pouze knihy faktur. Jedna záloha je jedna věta (pouze finančního charakteru) v knize faktur. V systému musíme ale uchovávat, že požadujeme zaplatit zálohu na budoucí dodávku např. v částce 10000 v základní sazbě DPH, 25000 ve snížené sazbě DPH a 5000 na položkách bez DPH. Zároveň musí systém zabezpečit toto rozlišení pro účely plateb záloh a násled ného řešení daňového dokladu a toto vše bez možnosti ovlivnění sazby, respektive pásma DPH obsluhou.

3. V systému je zavedeno pravidlo, že každá záloha (před jejím zaplacením) musí být zapsána v souboru požadavků na zálohy (neúčtovaná operativní evidence). V případě požadavků na přijaté zálohy jde samozřejmě o uchování informací v členění na jednotlivé sazby DPH (pásma DPH). Tyto požadavky se budou provádět v režimu "A03-J" - doklady bez účtování. Zápisem každého nového požadavku na zálohu bude proveden zápis jak do knihy faktur, tak především do pohybového souboru neúčtovaných dokladů. Tento soubor zápisů požadovaných záloh je také předmětem komunikací z vedlejších účetních pracovišť do centrály. Soubor lze vypsat v režimu "B16". V souvislosti s předáním požadavků na zálohy z vedlejšího pracoviště program provádí rozšiřování číselníku dodavatelů a odběratelů na centrálním pracovišti i IČ těch firem, které jsou předmětem předání požadavků na zálohy.

4. Základem v pořizování tzv. dokladů bez účtování je nutnost návaznosti na budoucí daňový doklad a zároveň platbu.Zadání na úrovni jednotkové ceny je prováděno zásadně v jednotkových cenách včetně DPH.Rozdělení na základ a daň si provádí program sám na základě zvoleného pásma DPH.

5. Předcházející body 3 a 4 a pravidla komunikací platí také pro firmy, které využívají programový systém EKOSKLAD.

6. Vzhledem k dalším návaznostem (tvorbě daňového dokladu v době účtování platby přijaté zálohy) jsou veškeré evidence záloh číslovány výhradně programově.

7. Základem systému interaktivního charakteru je tzv. saldokonto záloh. Toto saldokonto má tři stavy dat - prvním jsou údaje o požadavcích na zálohy, druhou provedené platby záloh a třetí odpočty záloh na daňových dokladech. Všechny tři části mají samozřejmě hodnoty v základu daně a DPH. Tento soubor je uchováván v členění - IČ firmy, číslo měny, rok a číslo zálohy, pásmo DPH, účet zálohy a doklad platby. Pro rychlou orientaci je tento soubor také předmětem zobrazení přes novou ikonu "ZA".

8. Platby záloh nelze provádět totožným způsobem jako platby faktur. U plateb přijatých záloh bude nutné provádět jejich zdaňování (zapisovat základ daně a daň).

9. Platby záloh je možné provádět v těchto režimech: univerzální účetní doklad, pokladna a tzv. vedlejší formulář zápisu plateb v režimu A03-E - platby banka ručně. Zápis platby zálohy je tedy možné provést výhradně za předpokladu zaevidovaného požadavku na danou zálohu. Helpem se ukáže stav zápisů záloh v členění na jednotlivá čísla záloh a pásma DPH. Výběrem (zadáním) zálohy program přednabízí stav zálohy k platbě. Zaplatit lze také částku jinou, než na kterou byl proveden požadavek na zálohu. V případě, že máte u jedné zálohy více pásem DPH, musíte platbu provést zápisem více vět. Při zápise platby zálohy nelze změnit pásmo DPH a na základě celkové částky zálohy program vypočítává základ a daň podle příslušného pásma daně bez možnosti ovlivnění obsluhou. V případě, že je platba požadované zálohy provedena na více dokladech, je dále toto saldokonto záloh členěno podle čísel záloh, pásem a dokladů provedených plateb.

10. Vzhledem k pravidlu, že může odběratel vyžádat daňový doklad o zaplacení zálohy (bez vlivu na uskutečněný předmět dodávky), jsou režimy, ve kterých se provádí platby záloh, vybaveny systémem testování provedených plateb záloh. V případě, že zaplatíte zálohu, program vytiskne ihned po pořízení daňový doklad na provedenou platbu zálohy a to s náležitostmi (údaji), které program částečně vezme z pořízeného požadavku na tuto zálohu. Zde je tedy vysvětlení, proč před provedenou platbou zálohy musí být zanesen do systému požadavek na zálohu. Programové číslování požadavků na zálohy je také důležité z pohledu celistvosti číselných řad dokladů. V případě plateb záloh vznikají tedy daňové doklady (jedním číslem dokladu platby můžete provést více plateb různých záloh). Program vytvoří tolik daňových dokladů, kolik jste pořídili plateb záloh. Vzniká tak stav systému, při kterém může vzniknout z jednoho čísla účetního dokladu více daňových dokladů podle jednotlivých čísel záloh. Pro tyto účely je třeba zabezpečit seriózní číslování především výpisů z banky. Systém, kdy všem výpisům z banky dáváte celý měsíc (případně celý rok) totožné číslo dokladu je n e ž á d o u c í !!!!!!!

11. Daňový doklad na základě provedené platby přijaté zálohy můžete zaslat odběrateli samostatně nebo jako přílohu následného dokladu (faktury atd.), na které je proveden odpočet této zaplacené zálohy.

12. Poslední částí v systému záloh je provedení odpočtu záloh na příslušných daňových dokladech (na výstupu ve fakturaci, dodacím listu a maloprodeji VDD). Jak již bylo dříve uvedeno, nelze provést odpočet zálohy bez znalosti platby ze strany systému. Číslo zálohy je ve formulářích před zadáním pásma a částek. Helpem se vybere příslušná provedená platba zálohy na určitém pásmu DPH a program přednabídne příslušné hodnoty zaplacené zálohy k odpočtu na daném dokladu. Přednabízenou částku lze ovlivnit (zadat menší hodnotu, než je přednabízena). Jedna a tatáž záloha může být předmětem odpočtu na více dokladech.

13. Při odpočtu záloh program od roku 2008 ještě kontroluje, respektive nabízí k odpočtům ty zálohy, jejichž sazba daně je totožná se sazbou DPH v aktuálním období, kdy provádíte příslušný odpočet. Jsou tak ošetřeny stavy zaplacených a neodúčtovaných záloh při změně sazby DPH ze strany zákona. Pro řešení těchto zaplacených a neodúčtovaných záloh při změně sazby DPH je z naší strany vypracována speciální metodika řešení, která byla poprvé použita s přechodem z roku 2007 na 2008 při změně z 5% sazby na 9%.

14. Pro zadávání odpočtu zálohy platí v prodejních formulářích určitá pravidla. Zálohy jsou vždy řešeny v systému základ daně a daň podle příslušné daňové sazby a to i v případech, kdy ostatní položky pořizujete v jednotkových cenách včetně DPH (odpočet zálohy musí navazovat datově na provedené platby). V prodejních formulářích je zpravidla prodej řešen jednotkovou prodejní cenou a množstvím (tedy celková cena je vždy předmětem násobení ceny jednotkové a množství). Toto pravidlo musí být zabezpečeno také u záloh. V zájmu jednotnosti zpracovávaných dat na všech podnicích a pracovištích jsme zvolili pravidlo, že u záloh je vždy jednotková cena 1 a základ odpočtu daně u zálohy je pořizován do množství (vždy se záporným znaménkem). Chceme se také tímto pravidlem vyhnout zbytečným nejasnostem v chápání matematiky. Záloha musí mít zápornou hodnotu.

5. Řešení poskytnutých záloh - metodický postup

1. Úvodní pravidla evidence záloh, jejich systému údržby a zapisování požadavků na zálohy jsou totožná se systémem přijatých záloh.

2. Evidence poskytnutých záloh se provádí bez rozdělení na základ a daň. Jde jednoznačně o finanční záležitost.

3. Řešení poskytnutých záloh zůstává i nadále v době poskytnutí peněz (zaplacení) finanční záležitostí.

4. Následně za platbou může dojít ke dvojí situaci. Od podniků,si vyžádáte daňový doklad na základě provedené platby a nebudete mít k dispozici doklad předmětu dodávky.Tento daňový doklad zúčtujete tak, že si i s účtováním na MD 314 (051, 052,151) budete nárokovat DPH. Pro tyto účely je vytvořen speciální programový režim "A03-A-C". V rámci nabídky univerzálního dokladu je podnabídka " DPH ze zaplacených záloh". Tento režim je dostupný výhradně na centrálním účetnictví.

5. Pro režim DPH ze zaplacených záloh jsou uplatněna opět jistá závazná pravidla. Režim čísluje pořízené doklady číselnou řadou 24. Je tedy nutné na tento typ dokladů založit nový pořadač a upravit vnitřní účetní směrnice v části používaných číselných řad dokladů. Po zadání datumu (může to být datum vystavení daného dokladu ze strany dodavatele) program čeká na zadání čísla zálohy. Helpem jsou nabízeny výhradně zaplacené a žádným daňovým dokladem neodpočtené poskytnuté zálohy s pásmem DPH 101 (viz. bod 3). Výběrem čísla zálohy program provede první větou odstornování zaplacené zálohy účetním zápisem 314 / 395 314 (v případě zahraničních záloh 314 na účet 395 814). Dále pokračujete zadáním údajů z příslušného daňového dokladu a to samozřejmě již s výběrem jednotlivých pásem DPH na vstupu obdobně, jako když zúčtováváte nárok na DPH v došlé faktuře. Jednotlivé zápisy jsou opět účtovány na 314 / 395 314. Účty 395 314 a 395 814 jsou tedy kontrolním mechanismem jakýchsi převodů zaplacených záloh na zálohy s vyčleněním základu a daně. Tím, že jde o účet 395, je zároveň zabezpečena kontrola vyrovnanosti tohoto zúčtování uzávěrkou. Po ukončení tohoto formuláře program testuje, zda jste na jednotlivé záloze převedli celou částku (zda je zůstatek účtu 395 nulový). Pokud tomu tak není, zápis pořízených vět do deníku se neuskuteční.

6. Poslední částí v systému poskytnutých záloh je opět provedení odpočtu těchto záloh na dokladech (zpravidla došlé faktuře). Zde může dojít k dvojí situaci opět podle tohoto, zda jste využili zúčtování daňového dokladu o poskytnuté záloze popsané v předcházejícím bodě 5. V případě, že jste tento režim použili, odpočet zálohy na tomto dokladu bude opět v členění na základ daně a daň. V případě, že dodávka a daňový doklad na základě poskytnuté zálohy obdržíte souběžně, lze zúčtování daňového dokladu zálohy popsané v bodě 5 přeskočit a provést odpočet poskytnuté zálohy s pásmem 101 tj. bez DPH.

7. Při odpočtu záloh program od roku 2008 ještě kontroluje, respektive nabízí k odpočtům ty zálohy, jejichž sazba daně je totožná se sazbou DPH v aktuálním období, kdy provádíte příslušný odpočet. Jsou tak ošetřeny stavy zaplacených a neodúčtovaných záloh při změně sazby DPH ze strany zákona. Pro řešení těchto zaplacených a neodúčtovaných záloh při změně sazby DPH je z naší strany vypracována speciální metodika řešení, která byla poprvé použita s přechodem z roku 2007 na 2008 při změně z 5% sazby na 9%.

5. Řešení záloh - doplňující informace

Specifickou záležitostí v oblasti záloh je účtování vrácené zaplacené zálohy. Tato transakce se provádí v režimech, kde se provádějí platby záloh (univerzál, pokladna, vedl. formulář plateb banka). Uvedete-li na účtování MD 2xx a D 324 nebo MD 314 a D 2xx zápornou částku - bude to program chápat jako storno placené zálohy a zápis v saldokontu záloh bude proveden do části tzv. odpočtu záloh daňovým dokladem.

6. Vlivy nestandartních zápisů do skladového systému

Skladový systém EKOSOFT pracuje metodou výpočtu průměrných cen, které jsou naposledy v Každém měsíci propočítávány při měsíční účetní uzávěrce a touto cenou jsou přepočítávány všechny výdeje v příslušném měsíci. K problémům dochází v těchto případech kombinací dat:

V jednom měsíci pořídíte výdej na skladové položce a příjem je uskutečněn v dalším měsíci s jinou cenou, než byl realizován výdej. Pokud se tato skladová položka v příštím měsíci dostane v množství na nulu, je nutné provést likvidaci velkého zbytku Kč na této skladové položce.

V jednom měsíci zanesete na skladové položce jak příjem tak výdej. Na konci měsíce je položka nulová. V dalším měsíci na tuto položku naúčtujete vedlejší náklady na pořízení zásob bez dalšího pohybu - opět stejný vliv na zůstatek Kč.

Přijímání zásob na jednu skladovou položku ve velice rozdílných nákupních cenách - opět vede k rozkolísání ceny a možnosti vzniku velkého zůstatku Kč na skladových položkách.

Především v zemědělských podnicích se setkáváme s chybným postupem v řešení zpracování vlastních výrobků s následným dalším použitím např. pro osivo. Chyba se provádí v tom, že podnik provede skladový převod z jedné položky 123 (např. pšenice) na druhou opět 123 (pšenice osivo). Tuto pšenici si dá podnik dodavatelsky ošetřit pro účely osiva a za ošetření dostane fakturu - o její částku provede zvýšení ceny skladové položky 123/321 (chybný zápis).

Správný postup v těchto případech:
- na úpravu osiva založit zvláštní vnitřní členění,
- výdej osiva ke zpracování naúčtovat výdejkou do spotřeby na příslušný vnitropodnik,
- faktury za úpravu a veškeré další i podnikové náklady směrovat na tento vnitropodnik, ze kterého by měla vyjít kalkulace na jednotku výroby osiva,
- zaúčtování produkce osiva v cenách kalkulace opět s vnitřním členěním této činnosti.

7. Pořízení faktur bez zápisu dodavatele - odběratele do číselníku

Při pořízení faktury pro nového dodavatele - odběratele program po zadání IČ nebo názvu provede přesun pořízení ze základního formuláře faktury do formuláře číselníku dodavatelů - odběratelů. Jde o tyto formuláře:

- pořízení a evidence došlé faktury, vystavené faktury
- vystavování faktury, maloprodejky VDD
- pořízení dodacího listu,

Po tomto přepnutí máte dvě možnosti dalšího postupu:

1. Chcete daného dodavatele-odběratele přidat do číselníku - pořídíte pro něj záznam a po zápisu v číselníku program přepne zpět do základního formuláře faktury.

2. Nechcete zapsat do číselníku - použijete funkční klávesu F8, případně nezadáte IČ nebo název firmy (podle varianty přístupu do číselníku). Program se vrátí zpět do základního formuláře a provedete zadání identifikačních údajů firmy pouze pro účely tohoto dokladu.