4.4.7 Měsíční a roční uzávěrka


Dříve než přistoupíte k provedení měsíční (roční) uzávěrky, doporučujeme provést tyto akce:

1. Provést výpis a kontrolu saldokonta. Pokud se vyskytnou problémy, je třeba je účetní cestou opravit.

2. Provést rozvržení režijních nákladů.

3. Provést výpočet nedokončené výroby.

4. Spustit režim S06 - přeúčtování - simulace uzávěrky ve variantě s likvidací zbytků peněz na skladových položkách.

5. Spustit vlastní režim měsíční (roční) uzávěrky.

V programu měsíční uzávěrky jsou uplatněny tyto kontroly stavu dat:

─ Připravenost archivačního zařízení
─ Zda jsou vytisknuty všechny vystavené faktury - ve variantě s dávkovým tiskem faktur.
─ Zda jsou vytisknuty všechny pokladní doklady - při použití dávkového výtisku.
─ Existence odložených, nedokončených dokladů.
─ Zúčtování spojovacích souborů předávaných v rámci počítače.
─ Vyfakturování dodacích listů vzniklých v právě uzavíraném období.
─ Stejné zůstatky účtů 599 a 699.
─ Nulový zůstatek účtu 395.
─ Nulový zůstatek účtu 042 AÚ 089.
─ Vyrovnány konečné zůstatky všech účtu MD/D.
─ Totožnost souboru otevření účetních knih na počáteční stavy v souboru účtů.
─ Stav zúčtování nedokončené výroby na příznaky číselníku vnitřního členění.
─ Chybné zápisy v účetním deníku - nulové účty.
─ Zúčtování opravných položek.
─ Zlikvidované zbytky Kč na skladových položkách.

Po proběhnutí těchto testů je programem vytvořen archivní adresář právě uzavíraného období a vytvořen stav dat pro zpracování období následujícího. Podle stavu nainstalovaných úloh ještě měsíční uzávěrka provede aktualizaci manažerského informačního sytému.

Po provedení měsíční uzávěrky je provedena archivace potřebných dat na připravené archivační zařízení, zvýšeno aktuální období zpracování o jeden měsíc výše a program centrálního účetnictví je opuštěn.

V programu roční uzávěrky jsou uplatněny tyto kontroly stavu dat:

─ Připravenost archivačního zařízení
─ Zda jsou vytisknuty všechny vystavené faktury - ve variantě s dávkovým tiskem faktur.
─ Zda jsou vytisknuty všechny pokladní doklady - při použití dávkového výtisku.
─ Existence odložených, nedokončených dokladů.
─ Zúčtování spojovacích souborů předávaných v rámci počítače.
─ Vyfakturování dodacích listů vzniklých v právě uzavíraném období.
─ Stejné zůstatky účtů 599 a 699.
─ Nulový zůstatek účtu 395.
─ Nulový zůstatek účtu 042 AÚ 089.
─ Nulový zůstatek účtu 111,131.
─ Vyrovnány konečné zůstatky všech účtu MD/D.
─ Testace zúčtování nedokončené výroby podle stavu číselníku vnitřního členění.
─ Testace správného zůstatku na účtech 386 až 389.
─ Chybné zápisy v účetním deníku - nulové účty.
─ Nulový zůstatek účtu 431.
─ Zúčtování opravných položek.
─ Zlikvidované zbytky Kč na skladových položkách.

Před vlastní roční uzávěrkou je programem vytvořen archiv období 13rr, do kterého jsou uloženy datové soubory bez uzávěrkového převodu dat, tedy před provedením roční uzávěrky. Dat tohoto odložení se využívá především při vrácení roční uzávěrky a v některých výpisech.

Po proběhnutí těchto testů je programem vytvořen archivní adresář právě uzavíraného období. Podle stavu nainstalovaných úloh ještě měsíční uzávěrka provede aktualizaci manažerského informačního sytému.

Po uzávěrce je provedena archivace potřebných dat na připravené archivační zařízení. U podniků s podvojným účetnictvím je vytvořen stav dat ukončeného roku pro úlohu "výpisy dat minulých let".

K provedení roční uzávěrky vydáváme (aktualizujeme) každoročně metodický postup, podle kterého je třeba se řídit. Výtisk této metodiky je předmětem tisků dokumentace v řídícím programu. Obsahuje metodiku přípravy před roční uzávěrkou, samotné provedení uzávěrky a postup, co je třeba udělat v systému roku následujícího.