4.1.4.4 Evidence vystavených faktur


Základním pravidlem likvidace vystav. faktur je to, že tento režim vyžaduje kompletní připravenost faktur jak po stránce faktury z pohledu jejího následného placení, tak především z pohledu jejího zúčtování. Tímto způsobem zpracování se vynucuje dokladová disciplína a není možné zaplacení faktury bez znalosti předpisu. Režim je především určen pro zpracování těch faktur, které nevznikají tímto programem (jsou pořízeny v jiných účetních systémech, evidence těch odběratelských dokladů, které nevystavuje odběratel, ale váš dodavatel, vyúčtování zpracovatelských firem atd.).

Systém pořízení se skládá z několika formulářů, které spolu vzájemně komunikují, podle pořadí zadávaných hodnot a nastavení parametrů.

Popis způsobu pořízení a jednotlivých položek

Číslo dokladu je programem přidělováno na základě systému číslování a obsluha do toho nemůže zasahovat. Parametrem č. 236 je možné nastavit také možnost ručního číslování faktur.

Částka - celková částka faktury - pokud je likvidována více účetními případy, je zápisem každého případu tato částka snižována. Pokud je celková částka zaúčtována, je formulář programově uzavřen. Speciální možností a mnohými podniky využívanou je zadání celkové částky v nulové hodnotě. Odpočítávacím mechanismem se celková dosud zúčtovaná částka ukazuje obsluze se zápornou hodnotou. Pokud částka se zápornou hodnotou dosáhne výše faktury,obsluha zadá ESC a tím je faktura zúčtována. Do systému včetně knihy faktur je zapsána správná hodnota celkové částky faktury.

Odběratel - základní mapování číselníku dodavatelů a odběratelů je podle nastavení parametru č. 237 přes IČ nebo přes název firmy.

Odběratel se kontaktuje podle varianty nastavení v parametrech č. 237 přes IČ nebo název. Doporučujeme přes IČ. Odběratel je závazný údaj formuláře, prostřednictvím kterého je kontaktován číselník odběratelů. Nový odběratel je přímo přidáván do číselníku. Při přepnutí programem do formuláře odběratelů je třeba zvážit, zda se jedná o stálého odběratele - pořídit záznam do číselníku, nebo zda jde o ojedinělý výskyt. V tomto případě je možné buď přes funkční klávesu F8 nebo nezadáním názvu odběratele provést vrácení do základního formuláře a identifikační údaje jsou zaneseny pouze do příslušné faktury. Pokud po zadání odběratele (přímým pořízením z klávesnice nebo výběrem přes help HP) odběratel v číselníku existuje, všechny potřebné údaje se doplní do formuláře faktury.Pokud zjistíte, že je třeba v těchto údajích provést změnu, postupujte tímto způsobem:
- šipkou nahoru se vraťte na položku formuláře odběratel, odkud je číselník kontaktován
- zde stiskněte funkční klávesu F8 - program přepne do číselníku na větu tohoto odběratele, kde provedete požadovanou změnu,
- po zapsání věty do číselníku program nové změny doplní také do této právě pořizované faktury.

DIČ - je základním rozlišujícím klíčem pro různé řešení variant obchodování. Pokud se DIČ vyplní se zkratkou státu "CZ", nebo není uvedeno - program chápe tento druh zápisu výhradně jako obchodování v rámci ČR. Pokud se zadá DIČ se zkratkou státu EU, jde o obchodování se zeměmi EU. V případě použití zkratky státu mimo EU jde o obchodování s třetími zeměmi. Podle zadaného DIČ se program řídí dále nabídkou jednotlivých pásem DPH (v tomto případě zásadně výstupních).

Účet odběratele - jde o zadání zúčtovacího účtu pro kontakt na knihu faktur. Zpravidla se programem doplní odběratelský účet z číselníku odběratelů. Pokud pořizujete fakturu bez kontaktu na číselník, je třeba tento účet zadat. Program vám nabídne základní odběratelský účet 311.

Po tomto zadání při prvním zápise na každé faktuře program přeskočí do formuláře faktury, kde se doplňují běžné údaje pro evidenci a následnou platbu faktury.

ZÁPIS ÚDAJŮ DO KNIHY FAKTUR:

- první položkou je potvrzení souhlasu pro zápis této faktury - pokud zadáte 1 - program se vrátí zpět do základního formuláře a můžete zadání opakovat (především jde o možnost změnit odběratele).
- Párovací číslo - kontakt na číselník bankovních účtů, přes který se určuje předpokládaná platba. Pokud máte v parametru systému tento kontakt jednoznačně určen, program jej doplní sám.
- ostatní údaje faktury jsou programem vyžadovány k vyplnění podle toho, jak máte nastaveny parametry. Jde především o konstantní symbol a splatnost.
- Na formuláři faktury jsou barevně odlišeny ty položky, na které program za určitých parametrů pouští.

Po návratu do základního formuláře faktury se již řeší účetní část faktury.

Název operace - jde především o textaci k danému účetnímu zápisu. U tohoto názvu máte několik možností zadání:
1. Název operace nevyplníte - nebude zanesen do účetního deníku - nedoporučujeme.
2. Název operace napíšete z klávesnice.
3. Použijete číselník názvů účetních operací, který lze kontaktovat přes help (na celý číselník, nebo postupným výběrem). Číselník tzv. doplňujících textů účetních operací lze také interaktivně při pořizování aktualizovat a rozšiřovat přes ikonu "PN". V případě že budete tuto interaktivní aktualizaci provádět z formuláře pořízení, je třeba dbát na to, aby přidání do číselníku přes ikonu PN bylo provedeno dříve, než v daném formuláři zadáte název účetní operace.

Pokud použijete název účetní operace přes tento číselník, v režimu vystav. faktur se samozřejmě pro účtování přebírá pouze strana DAL a help na tomto číselníku ukazuje pouze účetní operace buď bez účtování, nebo s takovým účtováním, které odpovídá nastavené výběrové podmínce účtů, kterou program ukazuje před vstupem do pořízení.

Účet strany DAL - pořizovaný, nebo je doplněn z předcházejícího číselníku. Pokud potřebujete, je možné interaktivně provést rozšíření souboru účtů (účtové osnovy) - samozřejmě za předpokladu, že to má dané pracoviště umožněno.

Vnitřní členění se vyplňuje u účtů 500-699 a člení tak náklady a výnosy pro vnitropodnikové účely. Také vnitropodnikový číselník lze přímo z pořízení rozšiřovat za pomoci číselníku přes ikonu "VN".

Název účetní operace, účtování strany Dal, vnitřní členění a případně pásmo DPH lze také plnit formou nabídky těchto položek z číselníku dodavatelů a odběratelů. Uložení těchto položek v číselníku dodavatelů a odběratelů je vhodné především u těch firem, kterým evidujete pravidelně faktury se stejným obsahem. Tato pomocná funkce čísleníku lze plnit také interaktivně při zpracování evidence vystavené faktury přes ikonu UC-VF v horním rámečku systému.

Jakostní třída je možná zadat při nastavení parametru číslo 015 na využívání.

Položka realizace - slouží k identifikaci věty prodejů pro realizační výstupy - deník a rozbor realizace.

Číslo zálohy - je nutné vyplnit při systému odpočtu záloh v případech účtování Dal 324. Číslo zálohy lze vybírat helpem, nelze pořídit jiné číslo zálohy, než která je zaevidována v systému a zaplacena. Po zadání čísla zálohy se celková částka zaplacené zálohy (případně zbývající částka) přednabídne v kolonce množství. Hodnota odpočtu zálohy nesmí převýšit platbu.

Kusy - možnost naplnění se řídí nastavením v parametru číslo 220.

Množství - je doplňující údaj pořizované věty.

Pásmo DPH a Kč DPH vyplývají z pravidel evidence systému. Kč DPH program spočítá podle zvoleného pásma a umožní provést změnu na takovou hodnotu, která je na faktuře. Po zadání částky DPH program ukáže účtování DPH a nabídne obsluze, zda tuto větu zapsat.

Zápisem věty se provedou zápisy také do všech připojených souborů. Jde především o změny na stavech a obratech účtů, na které bylo touto větou účtováno, zápis celkové částky do knihy faktur a zápis o odpočtu zálohy v případě účtování na Dal 324.

Změna identifikačních údajů faktur:

Tímto režimem je možné měnit u faktur tzv. neúčetní údaje, např. - účet u banky, sm. kód, variabilní symbol.

Aktualizace skupin u faktur:

Tento režim využívá číselník skupin faktur z režimu A01-P. Za pomoci tohoto číselníku můžete provádět rozlišování nezaplacených faktur podle vámi zvoleného členění. Doporučujeme např. podle způsobů vymáhání starých pohledávek atd. Doplněním k nezaplaceným fakturám skupiny v tomto režimu poté můžete využívat výpisů faktur tříděných podle vámi požadovaných skupin v režimu B05-B-N - výpis skupin nezaplacených faktur.

Opakované pořízení po zrušení:

Pokud v servisním systému provedete zrušení vystav. faktury, záznam o tom se zanese do souboru zrušených dokladů. Najetím do pořízení přes tento režim vám nabídne seznam zrušených dokladů a můžete opakovat zadání s využitím čísla zrušeného dokladu.

Upomínky na nezaplacené faktury:

Dříve, než začnete využívat tisku upomínek na nezaplacené faktury, doporučujeme provést kontrolu nastavení formulace pro tisk upomínek v režimu P08 - Parametry upomínek. Zde máte možnost přizpůsobení textu, který je psán na upomínky podle vašich potřeb a to česky, německy, anglicky.

Vlastní program začíná tím, že od vás vyžaduje zadání hranice splatnosti, přes kterou vybírá faktury na upomínky. Zadáním hranice program vybere pro upomínky faktury se splatností s datem nižším a rovným datumu zadání.

Po výběru firmy nabídne ke kontrole adresu pro zaslání upomínky a o zaslané upomínce provede záznam do příslušné faktury. V režimu výpisu nezaplacených faktur - poslední sloupec, máte možnost získávat informace o počtu zaslaných upomínek ke každé faktuře. Pokud budete chtít nahlížet do seznamu, kdy jste komu zaslali určitou upomínku, využijte programového režimu A07, nebo B12.

Rozšíření faktur bez účtování (starých):

Tento režim je standartně zavřen. Pro podniky, které se systémem nezačínají je bezpředmětný. Podniky začínající jsou zpravidla v určité časové tísni. Z minulého roku nemají pořízen seznam nezaplacených faktur a potřebují zpracovávat data roku nového. Tímto režimem,který lze otevřít podnikovým parametrem č. 026, můžete na základě průběžně prováděných plateb starých faktur dopořizovat faktury do systému. Dopořízením v tomto režimu je program zároveň přidává do počátečního saldokonta.

Režim je určen výhradně pro podnikatelské podvojné účetnictví.

Převodní příkazy na dobropisy:

Jde o obdobný systém jako u běžných převodních příkazů. Jediným problémem je, že se běžně u vystavených faktur neukládá do knihy faktur číslo bankovního spojení. Proto program před tiskem PP na dobropisy provádí párování na číselník odběratelů nebo firem, odkud tyto informace získává. V případě, že budete používat PP na dobropisy, překontrolujte si bankovní číslo účtu v číselníku.

Příkazy na inkasa:

Příkazy na inkasa nejsou běžnou záležitostí obchodních vztahů. Z tohoto důvodu je tento režim chráněn parametrem číslo 020. Pokud si otevřete možnost vytváření inkasních příkazů, je nutné dále do programu upřesnit, pro které podniky se může tento způsob inkasování provádět (na základě smluv). Proto je zde režim na pořízení seznamu odběratelů pro inkasa. Program v tomto režimu nabídne k označení ty podniky, které mají v datech nějakou nezaplacenou vystavenou fakturu a zároveň mají tyto firmy v číselníku odběratelů zadán bankovní účet. K označení firem program vyžaduje dopsat název a adresu banky.

Po upřesnění podniků můžete běžně pro tyto podniky vystavovat inkasní příkazy a provádět výpisy faktur pro možné vystavení inkasních příkazů.