4.1.4.2 Došlá faktura


Základním pravidlem likvidace došlých faktur je to, že tento režim vyžaduje kompletní připravenost faktur jak po stránce faktury z pohledu jejího následného placení, tak především jejího zúčtování. Tímto způsobem zpracování se vynucuje dokladová disciplína a není možné zaplacení faktury bez znalosti předpisu.

U větších firem doporučujeme rozšířit systém zpracování došlých faktur o tzv. operativní evidenci faktur v režimu "A13". V tomto operativním modulu lze zajistit uložení základních údajů o došlých fakturách a především přiřadit jakýsi rozdělovník podle jednotlivých středisek nebo pracovníků. Získává se tím přehled o došlých fakturách v podniku a především podle tohoto rozdělovníku v různých fázích - nezaúčtované, zaúčtované nebo zrušené. V případě, že je tato operativní evidence využívána, urychluje se také pracnost při zúčtování došlých faktur.

Systém pořízení se skládá z několika formulářů, které spolu vzájemně komunikují podle pořadí zadávaných hodnot a nastavení parametrů.

Vlastní pořízení má dvě modifikace - základní v podrežimu "A" a speciální "M" pro možnost rozvržení vedlejších nákladů příjmů zásob. Tento speciální režim M není síťový a před jeho využíváním doporučujeme konzultaci s dealerem. Jak již z názvu režimu vyplývá, je určen především pro možnost začlenění např. částek dopravy související s příjmem zásob do jednotlivých skladových položek. Základem rozvržení jsou doklady příjmu zásob v daném období.

Popis způsobu pořízení a jednotlivých položek

Číslo dokladu je programem přidělováno na základě systému číslování a obsluha do něj nemůže zasahovat. Parametrem č. 236 je možné nastavit také možnost ručního číslování došlých faktur.

Částka - celková částka faktury - pokud je likvidována více účetními případy, je zápisem každého případu tato částka snižována. Pokud je celková částka zaúčtována, je formulář programově uzavřen. Speciální možností a mnohými podniky využívanou je zadání celkové částky v nulové hodnotě. Odpočítávacím mechanismem se celková dosud zúčtovaná částka ukazuje obsluze se zápornou hodnotou. Pokud částka se zápornou hodnotou dosáhne výše faktury, obsluha zadá ESC a tím je faktura zúčtována. Do systému včetně knihy faktur je zapsána správná hodnota celkové částky faktury.

Dodavatel - základní mapování číselníku dodavatelů a odběratelů je podle nastavení parametru č. 237 přes IČ nebo přes název firmy.

Dodavatel se kontaktuje podle varianty nastavení v parametrech č. 237 přes IČ nebo název. Zde doporučujeme přes IČ. Dodavatel je závazný údaj formuláře, prostřednictvím kterého je kontaktován číselník dodavatelů. Nový dodavatel je přímo přidáván do číselníku. Při přepnutí programem do formuláře dodavatelů je třeba zvážit, zda se jedná o tzv. stálého dodavatele a pořídit záznam do číselníku, nebo zda jde o ojedinělý výskyt. V tomto případě je možné buď přes funkční klávesu F8 nebo nezadáním názvu dodavatele provést vrácení do základního formuláře a identifikační údaje jsou zaneseny pouze do příslušné faktury. Pokud po zadání dodavatele (přímým pořízením z klávesnice nebo výběrem přes help (HP)) dodavatel v číselníku existuje, všechny potřebné údaje se doplní do formuláře faktury. Pokud zjistíte, že je třeba v těchto údajích provést změnu, postupujte tímto způsobem:
- šipkou nahoru se vraťte na položku formuláře dodavatel, odkud je číselník kontaktován,
- zde stiskněte funkční klávesu F8 - program přepne do číselníku na větu tohoto dodavatele, kde provedete požadovanou změnu,
- po zapsání věty do číselníku program nové změny doplní také do této právě pořizované faktury.

DIČ - je základním rozlišujícím klíčem pro různé řešení variant obchodování. Pokud se DIČ vyplní se zkratkou státu "CZ", nebo není uvedeno - program chápe tento druh zápisu výhradně jako obchodování v rámci ČR. Pokud se zadá DIČ se zkratkou státu EU, jde o obchodování se zeměmi EU. V případě použití zkratky státu mimo EU jde o obchodování s třetími zeměmi. Podle zadaného DIČ se program řídí dále nabídkou jednotlivých pásem DPH (v tomto případě zásadně vstupních).

Účet dodavatele - jde o zadání zúčtovacího účtu pro kontakt na knihu faktur. Zpravidla se programem doplní dodavatelský účet z číselníku dodavatelů. Pokud pořizujete fakturu bez kontaktu na číselník dodavatelů, je třeba tento účet zadat. Program vám nabídne základní dodavatelský účet 321.

Po tomto zadání při prvním zápise na každé faktuře program přeskočí do formuláře faktury, kde se doplňují běžné údaje pro evidenci a následnou platbu dodavatelské faktury.


ZÁPIS ÚDAJŮ DO KNIHY FAKTUR:

- První položkou je potvrzení souhlasu pro zápis této faktury - pokud zadáte 1 - program se vrátí zpět do základního formuláře a můžete zadání opakovat (především jde o možnost změnit dodavatele).

─ Párovací číslo - kontakt na číselník bankovních účtů, přes který se určuje předpokládaná platba. Pokud máte v parametrech pracoviště č. 233 tento kontakt jednoznačně určen, program jej doplní sám.

- Ostatní údaje faktury jsou programem vyžadovány k vyplnění podle toho, jak máte nastaveny parametry. Jde především o interní číslo faktury, konstantní symbol, využívání převodních příkazů programem.

- Pokud má příslušný dodavatel v číselníku zadán bankovní účet, přednabízí se.

- V případě, že má příslušný dodavatel více bankovních účtů na které požaduje zasílání peněz z došlých faktur, lze i další bankovní účet doplnit při zpracování dané faktury. Není-li ještě v systému zapsané, program se ptá na uchování daného čísla bankovního spojení. Na bankovním čísle účtu lze využít help, v něm je uvedeno jak základní bankovní spojení z číselníku dodavatelů a odběratelů, tak i vámi zapsaná další bankovní spojení.

- Na formuláři faktury jsou barevně odlišeny ty položky, na které program za určitých parametrů pouští a ty, které nelze aktualizovat.

Po zadání údajů pro knihu faktur program postupuje podle toho, zda používáte k došlé faktuře tzv. doplňující údaje. Pokud ano, program přepne na zadání těchto doplňujících údajů do dalšího formuláře.

Po návratu do základního formuláře faktury se již řeší účetní a daňová část došlé faktury.

Datum účetního případu a datum nároku na odpočet DPH. Od 1. 4. 2011 je plnění těchto datumů vázáno pravidly novely DPH. Datumem nároku na odpočet DPH je datum doručení tané faktury do firmy. Datum zdanitelného plnění uvedené na faktuře od dodavatele, není zpravidla datumem nároku na odpočet DPH u vstupu (především u doručeným faktur poštou). Pravidla pro plnění těchto datumů jsou:

1. Projetím zeleného formuláře knihy faktur naplníte datumy - zúčtování a splatnost. Datum zúčtování je zároveň datumem účetního případu pro zápis do účetnictví.

2. Program zastaví na zadání datumu nároku na odpočet DPH s tím, že datum účetní nabízí jako datum nároku DPH. V zadání tohoto datumu máte tyto možnosti:
a) potvrdit totožnost datumů - v tomto případě program vyvolá dialog potvrzení tohoto stavu,
b) zadáte datum nároku na odpočet DPH nižší než datum účetní - nepovolený stav,
c) zadáte datum nároku na odpočet DPH vyšší než datum účetní, projde bez signalizace,
d) zadáte datum nároku na odpočet DPH nulový (po novele stav, kdy daný doklad nebude obsahovat všechny potřebné náležitosti daňového dokladu a budete za tento stav zodpovídat na vstupu), bude signalizován stav, kdy tento doklad pro účely zákona o účetnictví zapíšete, pro účely DPH se budou tyto zápisy chovat stejně jako zaslané nepotvrzené dobropisy - nebudou zařazeny v nároku na odpočet DPH do doby, než v režimu A10 doplníte datum nároku na odpočet DPH,
e) v režimu došlých faktur zahraniční není stav popsaný v předcházejícím odstavci d) možný.

Název operace - jde především o textaci k danému účetnímu zápisu.U tohoto názvu máte několik možností zadání:
1. Název operace nevyplníte - nebude zanesen do účetního deníku - nedoporučujeme.
2. Název operace napíšete z klávesnice.
3. Použijete číselník názvů účetních operací, který lze kontaktovat přes help (na celý číselník, nebo postupným výběrem). Číselník tzv. doplňujících textů účetních operací lze také interaktivně při pořizování aktualizovat a rozšiřovat přes ikonu "PN". V případě že budete tuto interaktivní aktualizaci provádět z formuláře pořízení, je třeba dbát na to, aby přidání do číselníku přes ikonu PN bylo provedeno dříve, než v daném formuláři zadáte název účetní operace.

Pokud použijete název účetní operace přes tento číselník, v režimu došlých faktur se samozřejmě pro účtování přebírá pouze strana MD a help na tomto číselníku ukazuje pouze účetní operace buď bez účtování, nebo s takovým účtováním, které odpovídá nastavené výběrové podmínce účtů, kterou program ukazuje před vstupem do pořízení.

Účet strany MD - pořizovaný, nebo je doplněn z předcházejícího číselníku. Pokud potřebujete, je možné interaktivně provést rozšíření souboru účtů (účtové osnovy) - samozřejmě za předpokladu, že to má dané pracoviště umožněno.

Vnitřní členění se vyplňuje u účtů 500-699 a člení tak náklady a výnosy pro vnitropodnikové účely. Také vnitropodnikový číselník lze přímo z pořízení rozšiřovat za pomoci číselníku přes ikonu "VN".

Název účetní operace, účtování strany MD, vnitřní členění a případně pásmo DPH lze také plnit formou nabídky těchto položek z číselníku dodavatelů a odběratelů. Uložení těchto položek v číselníku dodavatelů a odběratelů je vhodné především u těch firem, od kterých dostáváte pravidelně faktury se stejným obsahem. Tato pomocná funkce čísleníku lze plnit také interaktivně při zpracování došlé faktury přes ikonu UC-DF v horním rámečku systému.

Sklad a skladová položka se vyplňuje u skladových účtů s analytikou 0/899. Kontaktovat existující skladovou položku můžete jak přes název položky, tak přes základní identifikaci. Využijete-li kontakt přes název, je identifikace samozřejmě přeskočena. Pro zakládání nových skladových položek je nutné název položky neplnit. V případě, že si nepřejete tento dvousměrný kontakt na skladové položky, lze kontakt přes název položky vyřadit nastavením parametru stanice číslo 260. Vzhledem k tomu, že skladová položka (jak název, tak identifikace) je svou povahou text, není nutné (především v případech, kdy víme, že pořizovaná položka existuje) zadávat její celý kód (název nebo identifikaci). Postačuje zadat z klávesnice např. první dva nebo více znaků a program nabídne všechny položky, které takto začínají. Čím přesněji zadáte znaky z klávesnice, tím užší menu skladových položek vám program nabídne. Konkrétní volba skladové položky se poté provede najetím na příslušnou položku (většinou šipkou) a jejím následným výběrem. Při zadání nové, dosud neexistující skladové položky, program přepíná do matričního souboru skladových položek, do kterého lze doplnit všechny vámi požadované údaje. Již známá skladová položka se kontaktuje a pokud potřebujete, je formulář vybaven tzv. přepínačem do souboru položek. Po zadání čísla 1 program přepíná do souboru skladových položek na konkrétní položku a máte možnost provést případné doplnění nebo úpravu údajů. Zastavování na přepínači do souboru položek je dáno nastavením parametrů. Pokud program při průchodu tuto položku přeskočí, návratovou šipkou se na ní dostanete.

Číslo dodávky je údaj, prostřednictvím kterého jsou v saldokontu párovány položky účtů 111, 131 - viz výklad skladového systému v úvodu a systémového parametru číslo 012. Pokud je příjemka v systému zapsaná správně (dříve než došlá faktura), můžete na číslo dodávky využít help.

Číslo zálohy - je nutné vyplnit při systému odpočtu záloh v případech účtování MD 51,52,151 a 314. Číslo zálohy lze vybírat helpem, nelze pořídit jiné číslo zálohy, než která je zaevidována v systému a zaplacena. Zde může dojít k dvojí situaci podle tohoto,zda jste využili zúčtování daňového dokladu o poskytnuté záloze. V případě, že jste toto použili, odpočet zálohy na tomto dokladu bude v členění na základ daně a daň. V případě, že dodávka a daňový doklad na základě poskytnuté zálohy obdržíte souběžně (případně vůbec), odpočet poskytnuté zálohy se zúčtuje s pásmem 101 tj. bez DPH.Odpočet zaplacené zálohy se zanese do dat zásadně zápornou hodnotou. Po zadání čísla zálohy se celková částka zaplacené zálohy (případně zbývající částka) přednabídne v kolonce množství. Hodnota odpočtu zálohy nesmí převýšit částku provedené platby.

Kusy - možnost naplnění se řídí nastavením v parametrech.

Přepočtené množství - je využívané v souvislosti na nastavením parametru systrému číslo 018 a zadaného přepočtového koeficientu dvou měrných jednotek na dané skladové položce.V případě že tento koeficient existuje, množství lze zadat také pomocí této tzv. přepočtené měrné jednotky. Příklad - základní měrnou jednotkou jsou kusy. V přepočtovém koeficientu je přepočet na m3. Množství mohu zadat přes obojí měrné jednotky.

Množství je v účetních operacích mimo příjem na sklad doplňující údaj. V příjmech na sklad je však možné provést také zápis bez množství, o čemž vás program dostatečně informuje. Jde např. o zvýšení ceny zásob o dopravné atd.

Pásmo DPH a Kč DPH vyplývají z pravidel evidence systému. Kč DPH program spočítá podle zvoleného pásma a umožní provést změnu na takovou hodnotu, která je na faktuře. Po zadání částky DPH program ukáže účtování DPH a nabídne obsluze, zda tuto větu zapsat.

Procenta rabatu, prodejní cena zboží - zadání je možné u účtů 504 a 132 v případě, že máte nastaven podnikový parametr číslo 023 na sledování rabatu.

Intrakomunitární dodávky a přenesení daňové povinnosti - částka plnění DPH. Tato položka se plní částkou DPH v případech pořízení (především zboží) z členských států EU nebo položek uvedených v zákoně o DPH pro přenesení daňové povinnosti. Jde o speciální účetní případ, kdy dodavatel je plátce DPH. Daň ze strany dodavatele není vyčíslena na dokladu a na vstupu je povinností pláce DPH vyčíslit výstupní DPH a z pohledu vstupu rozdělovat podle běžných vstupních pravidel, mám nárok na odpočet, nárok na odpočet se započítáním do koeficientu, nemám nárok na odpočet DPH. Vše je řízeno příslušnou volbou pásma DPH.

Zápisem věty se provedou zápisy také do všech připojených souborů, jde především o změny na stavech a obratech účtů, na které bylo touto větou účtováno, zápis celkové částky do knihy faktur, zápis o příjmu na skladovou položku (u skladových příjmů) a zápis o odpočtu zálohy v případě účtování na MD 51,52,151 a 314.


Vystavování převodních příkazů, blokace a odblokace:

Situace v oblasti vystavování převodních příkazů a především jejich modifikací (vzájemné zápočty pohledávek, úhrady hotově) je velice složitá.

Pro ulehčení orientace v tomto problému existuje datový systém a zároveň programová nabídka tzv. archiv vystavených převodů pro platby. Záměrně jej textujeme tímto způsobem, neboť je plněn ze čtyř okruhů. Pod označením 0 se nacházejí věty došlých faktur, na které měl být vystaven převodní příkaz v roce minulém - to je plněno převodem dat a samozřejmě zreálněním souběhu zpracování. Pod označením 1 jsou zde ukládány věty skutečně realizovaných převodních příkazů na došlé faktury přes tento programový systém. Pod označením 3 jsou ukládány veškeré provedené úhrady došlých faktur mimo banku t.j. především - pokladnou, kompenzací (přes účet 395) atd. Pod označením 2 jsou zde ukládány věty tzv. ostatních plateb, které vznikají v novém režimu - Ostatní převod pro platby. Použití tohoto režimu doporučujeme pouze v těch případech, kdy platba došlé faktury bude provedena přes banku a příkaz k této úhradě nevznikl v tomto programu, tj. podáte příkaz přímo v bance, natypujete příkaz do některého z programů napojení bank. Jde vlastně o režim jakési simulace vystavení převodního příkazu.

Na základě tohoto systému ukládání tzv. příkazů pro platby program při každém dalším vytváření převodního příkazu porovná celkovou výši faktury s dosud zaevidovanými příkazy k úhradě a nabídne zbývající částku pro vystavení převodního příkazu.

Jsme si vědomi, že také toto není zcela vyčerpávající řešení a zcela vyčerpávající řešení zřejmě ani nelze vymyslet. Platby došlých faktur pod označením 3, t.j. pokladnou, kompenzací atd., je možné započítávat pouze se znalostí dat daného počítače. V případě, že touto formou úhrady (pokladnou, kompenzací) zaplatíte došlou fakturu na vedlejším počítači a neprovedete komunikaci, centrální systém samozřejmě tuto úhradu ještě nezná a režim vystavování převodních příkazů vám zcela jednoznačně nabídne větší částku, než na kterou existuje nedoplatek dané faktury.

Do celého okruhu PP a placení nejsou programem začleňovány zahraniční faktury (zaevidované do systému EKOSOFT jako zahraniční). Na tyto faktury jsou vytvářeny speciální příkazy k platbám a pro placení je třeba maximálně využívat platby v příslušných měnách.

Program evidence došlých faktur provádí testování výše faktury a formy úhrady. Pokud zjistí, že výsledná částka faktury je menší než nula (záporná), nastaví formu úhrady na 1 (ostatní) a tato faktura nevstupuje do systému vystavování převodních příkazů.

Pro vlastní vytváření převodních příkazů je programově zajištěna totožnost třídění jak v podrežimu "B" Tisk podkladu, tak v samotné nabídce pořízení, kde dochází obsluhou k výběru faktur (plné úhrady, částečné úhrady) a na samotném převodním příkaze. Pro zajištění minimalizace bankovních poplatků je ještě zaveden dvojí filtr - kompletní výběr nebo totožnost bank. Pokud máte více bankovních účtů u různých bank, pak filtr totožnosti bank vám nabízí pouze ty došlé faktury, které mají stejný směrný kód banky.

Do režimu vystavování převodních příkazů na došlé faktury byla přidána možnost opětovného vstupu do označení (výběru faktur) po prohlédnutí PP. Stejným způsobem je upraven výběr faktur v případě modemového předávání při chybném MODULO11 - program vypíše chybné položky a vrátí se na pořízení výběru již bez těchto vyřazených vět.

Blokace faktur pro převod do plateb nabízí faktury pouze nezablokované, odblokace nabízí faktury pouze zablokované. Lze zde zadat také částku, do které budete faktury odblokovávat.

Chybné zadání převodního příkazu:

Pokud vystavíte chybně převodní příkaz, tímto režimem můžete provést jeho zrušení a vlastní vystavení PP opakovat. Při tomto rušení postupujte s maximální obezřetností. V případě, že zrušíte větu vystaveného převodního příkazu a ta má souvislosti s tzv. dávkou převodních příkazů v režimu "A03-E" podrežim C,D, program zajistí zrušení této věty také v těchto dávkách převodních příkazů.

Změna identifikačních údajů faktur:

Tímto režimem je možné měnit u faktur tzv. neúčetní údaje, např. - účet u banky, sm. kód, variabilní symbol.

Opakované pořízení po zrušení:

Pokud v servisním systému provedete zrušení došlé faktury, záznam o tom se zanese do souboru zrušených dokladů. Najetím do pořízení přes tento režim vám program nabídne seznam zrušených došlých faktur a můžete opakovat zadání s využitím čísla zrušeného dokladu.

Rozšíření faktur bez účtování (starých):

Tento režim je standartně zavřen. Pro podniky, které se systémem nezačínají, je bezpředmětný. Podniky začínající jsou zpravidla v určité časové tísni. Z minulého roku nemají pořízen seznam nezaplacených faktur a potřebují zpracovávat data roku nového. Tímto režimem, který lze otevřít podnikovým parametrem č. 026, můžete na základě průběžně prováděných plateb starých faktur dopořizovat faktury do systému. Dopořízením v tomto režimu je program zároveň přidává do počátečního saldokonta.

Režim je určen výhradně pro podnikatelské podvojné účetnictví.