6.5.4 Evidenční listy


Evidenční listy jsou v systému řešeny dvojím způsobem. Prvním a doporučovaným je programová tvorba ELDP. Druhou tiskový podklad pro ruční plnění ELDP.

Úvod k programové tvorbě ELDP:

─ Zákonem č. 424/2003 Sb. se velice zásadním způsobem mění od roku 2004 pravidla pro předkládání evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Základní změnou je to, že se od roku 2004 bude u všech pracovníků každým rokem předávat roční evidenční list důchodového pojištění (RELDP). Je možné jej vyplnit např. psacím strojem a předat OSSZ. Z České správy sociálního zabezpečení je však vytvářen tlak na firmy, které řeší mzdové programy, abychom naprogramovali předávání ELDP v elektronické podobě.

─ Realizaci ELDP přes program nemusíte provádět. Můžete zůstat na ručním plnění. Naprogramované vazby matričních souborů a ELDP budete stejně nuceni dodržovat. Uvedené úpravy v části údržby matričních souborů a především postupů zpracování jsou závazné pro všechny uživatele systému EKOSOFT.

─ Matriční soubory pracovníků (pro předávání ČSSZ)je důležité:

1.Příjmení a jméno pracovníka nesmí obsahovat žádné doplňující texty jako např. "ml.", "st." V případě, že je ve jménu, příjmení nebo rodném jménu mezera, program ji zlikviduje. Identifikační údaje pracovníka musí být uvedeny přesně tak, jak jsou uvedeny na rodném listě. V této souvislosti jsme upravili tisky seznamů pro výplaty tak, že obsahují rok narození pracovníka.
2.Do údaje obec se plní - město, vesnice, část města. Vzhledem k vazbám na evidenční listy musí být název obce vyplněn. Z tohoto důvodu jsme systém vybavili oficiálním licencovaným číselníkem názvů obcí. U všech pracovníků musíte bohužel název obce vyplnit, neboť je to povinný údaj na evidenčních listech.
3.Při plnění obce si dejte pozor na to, že některé obce (města, vesnice) jsou uvedeny v číselníku vícekrát s různými PSČ. Bohužel takto to skutečně existuje.
4.V MS je předpokládaný a skutečný odchod do důchodu. Při zařazování starobních důchodců je datum odchodu do důchodu vyžadován.
5.Označení "statutárního zástupce obchodní společnosti" pro účely evidenčních listů. Na označení "S" se dostanete v režimu aktualizace matričního souboru - vybraných položek. Označení "S" je nutné doplnit u těch pojištěnců, kteří byli alespoň jeden den v rámci daného kalendářního roku členem dozorčí rady, členem statutárního orgánu, případně společníkem obchodní společnosti. Ve výpisech matričního souboru je na takto označené pracovníky režim.

─ Do systému evidenčních listů jsou zapracovány informace o náhradách nemoci a dávkách nemocenského pojištění po ukončení pracovní smlouvy a peněžité pomoci v mateřství.

─ Do systému evidenčních listů je zapracován mechanismus rozdělování vyměřovacích základů v případech, kdy po dovršení hranice nároku na důchod je pracovník dál účastníkem pojištění (nepožádal o starobní důchod). Pro fungování tohoto systému je třeba dbát na řádné vyplnění matričního souboru v položce "Datum vzniku nároku na důchod".

Práce s režimem evidenčních listů- E04:
─ Program na tvorbu ELDP využívejte dvojím způsobem:
1. V průběhu roku - především pro zasílání ELDP pracovníkům, kteří ukončili pracovní poměr, zemřeli nebo odešli do starobního důchodu.
2. Po uzávěrce prosince pro účely ročních ELDP pro všechny pracovníky ve stavu k 31.12 daného roku a ty, kteří v prosinci ukončili pracovní poměr.

─ Průběžnou tvorbu ELDP během roku používejte zásadně podle postupů po provedené měsíční uzávěrce.

─ Programové zpracování ELDP je prováděno vždy po jednotlivých pracovnících. Vyberete si pracovníka pro tvorbu ELDP, program provede na tomto pracovníkovi kontroly a provedete výstup.

─ Při programové tvorbě mohou v zásadě nastat tři stavy:
1.V datech podniku ani u pracovníka program nezjistil problémy - nabídne ELDP k vizuální kontrole a můžete provést zápis.
2.V datech podniku nebo pracovníka existují problémy, které lze napravit a opakovat tvorbu ELDP - program ohlásí problém.
3.V datech pracovníka existují problémy nebo kombinace popsané dále, při kterých nelze programově zodpovídat za tvorbu ELDP. Tyto pracovníky program označí a následně je třeba využít režim na "ruční plnění". Zde program nabízí pouze identifikační údaje podniku a pracovníka. Ostatní důležité údaje musíte zadat !!!!!!

─ Odchylky zpracování po provedené uzávěrce prosince:
1.Především je nutné si uvědomit, že zpracováváte evidenční listy v době, kdy již existují data v novém roce.
2.Zpracování dat po uzávěrce prosince musí být schopno vytvořit ELDP jak pracovníkům, u kterých výdělečná činnost pokračuje v dalším roce, tak těm, kteří ukončili pracovní poměr v průběhu prosince.
3.Při ukončení pracovního poměru v prosinci musí z datového hlediska dojít k výjimce - zpravidla existuje v prosinci základ sociálního pojištění, pracovník je na běžném typu pracovního poměru a přesto je nutné zajistit výstup s koncem pracovního poměru. Tento konec je dán provedením odhlášky na ČSSZ.

Uplatněné kontroly v programové tvorbě evidenčních listů:
─ V souboru podnikových parametrů musí být vyplněna obec a číslo popisné.
─ IČ firmy musí odpovídat kontrole modulo 11.
─ U rodného čísla (na 10 míst) je prováděna kontrola dělitelnosti 11.
─ Pro tvorbu evidenčního listu bude program vycházet z typu pracovního poměru v měsíci tvorby evidenčního listu (měsíce předcházejícího tvorbě evidenčních listů v průběhu roku). Následně proběhne kontrola, zda se v některém měsíci daného roku nevyskytuje typ pracovního poměru v rozporu z druhem výdělečné činnosti - viz vazby druhů činnosti na typy pracovních poměrů.
─ Pokud bude zadán datum vytvoření evidenčních listů menší než datum konce pojištění u pracovníka - zpracování nebude provedeno - opakování je možné po zadání správného datumu vystavení ELDP.

Program neřeší tyto kombinace dat:
─ Kódy pojištění, pro které nemáme v systému mezd datové řešení. Jsou to:
1. Kód 2 - třetí souběžný pracovní poměr u téže organizace
2. Kód 4 - dobrovolný pracovník pečovatelské služby
3. Kód 6 - druhá souběžná dohoda o pracovní činnosti

─ Případy, kdy pojištěnec v krátké době po skončení původní výdělečné činnosti opět zahájí výdělečnou činnost u téže organizace. Tyto případy je nutné řešit novým založením matričních souborů tohoto pracovníka samozřejmě s jiným číslem.

─ Vytváření evidenčních listů statutárních zástupců obchodních společností v případech, kdy firma nezaplatila pojistné na sociální zabezpečení. V těchto případech je nutné ručně ohlídat a krátit vyměřovací základ včetně označení měsíců, za které nebylo zaplaceno toto sociální pojištění. Při programovém zpracování program signalizuje tento možný stav dat (za předpokladu, že jsou řádně označeny statutární zástupci v matričním souboru).

Poznámky k údržbě, správě a opravám dat:
─ Datový systém centrálních mezd má adresář ELDP, do kterého jsou programem ukládány vytvořené soubory evidenčních listů a hlášení ČSSZ. Každá měsíční uzávěrka, respektive archivace po provedené měsíční uzávěrce, provádí také archivaci tohoto adresáře ELDP s označením příslušného měsíce, ke kterému je tato archivace provedena. Záměrně není na tento vytvářený archiv naprogramován režim zpětného převzetí z archivu. S těmito soubory je zakázáno manipulovat (kopírovat, rušit atd.).
─ Vzhledem k provázanosti systému na hlášení ČSSZ a evidenční listy, je zakázáno při haváriích dat v některých měsících použít (nakopírovat) matriční soubory pracovníků z některého měsíce v průběhu roku.


Doporučené postupy řešení některých situací:

─ Řešení ukončení pracovního poměru a ochranné lhůty:
1. V posledním měsíci (ve kterém pracovník skutečně ukončil PP) je většinou zároveň základ sociálního pojištění.
2. Ještě před uzávěrkou měsíce provedete odhlášení pracovníka na ČSSZ a zůstane mu původní číslo pracovního poměru.
3. Uzávěrka měsíce zajistí přendání odhlášených pracovníků na typ pracovního poměru 18 - ukončený pracovní poměr s možností výplaty.
4. V dalším měsíci (pokud nepokračují nemocenské dávky v ochranné lhůtě) zadáte typ PP 8, vytvoříte ELDP a zašlete ČSSZ.
5. Po vytvoření ELDP již nelze dané číslo pracovníka využívat (ve zpracovávaném roce) a to i v případě opakovaného začátku pracovního poměru.

─ Řešení odchodu do důchodu v průběhu roku ke konci měsíce:
1. V měsíci skutečného odchodu do starobního důchodu je zpravidla základ sociálního pojištění, a tak vytvoříte odhlášku na ČSSZ.
2. Po provedené měsíční uzávěrce (na začátku dalšího měsíce) zadáte pracovníkovi typ PP 8, vytvoříte poslední ELDP.
3. V případě, že tento pracovník i dále vykonává práci pro firmu, je nutné jej pod jiným číslem pracovníka přihlásit na ČSSZ s typem důchodu 1.
4. Pro účely zdaňování je vše v pořádku.

─ Řešení odchodu do důchodu v průběhu měsíce a činnost pro podnik na základě jiné pracovní smlouvy pokračuje.
1. Pracovník je veden pod dvěma čísly. V tomto případě nastává problém s vyřešením daně z příjmu. Tu je nutné vypočítat součtem za obě čísla pracovníka.
2. Na čísle pracovníka, na kterém přechází do důchodu, zadáte typ zdanění 0 - nebude vypočítána daň z příjmu. Na tomto čísle dojde pouze k výpočtu sociálního a zdravotního pojištění. V dalším měsíci zadáte PP 8.
3. Na novém čísle pracovníka (již s typem důchodu 1 - starobní) je nutné v matričním souboru nastavit správnou variantu zdanění včetně daňových odpočtů. Pořídíte mzdy po datumu odchodu do důchodu. Dále druhem mzdy "109 - naturální požitky bez sociálního a zdravotního pojištění" pořídíte hrubou mzdu po odpočtu sociálního a zdravotního pojištění, případně příjmu osvobozeného od daně (zdanitelná mzda) z čísla pracovníka, který přecházel do starobního důchodu. Na tomto novém čísle pracovníka dojde k výpočtu soc. a zdravotního pojištění za výdělek od doby odchodu do důchodu a výpočtu daně z příjmu součtem z obou čísel pracovníků.

Vlastní předávání ELDP ČSSZ:
─ Podle dispozic ČSSZ existují po vytvoření ELDP tři formy předání.
─ Na základě matričního souboru pracovníků, souboru mzdových listů a souborů dávek nemocenského pojištění program po vaší volbě pracovníka vytvoří pro tohoto pracovníka větu ELDP. Na takto vytvořené věty jsou aplikovány systémy předávání. V zájmu zjednodušení doporučujeme - vyberte si jeden způsob a ten uplatňujte. I přes toto naše doporučení je možné provádět kombinace forem předání ELDP.
─ První forma je tisk ELDP do předtisku. V tomto případě je nutné především odzkoušet tisk na zkušebních datech tak, aby se vaše tiskárna trefila do příslušných políček (bude to v mnohých případech složité). V programu lze pro tyto účely nastavit posun zleva a od horního okraje. Pozor !!!!! na inkoustových a laserových tiskárnách na odřezávání pravého okraje - tento problém je signalizován vždy před tiskem do předtisků. Pokud vytisknete ELDP do předtisku, tiskárna vám poslední znaky uřízne (zpravidla uřízne rodné číslo, které je nejvíce vpravo), tyto ELDP předáte ČSSZ - vzniknou problémy, za které EKOSOFT nenese žádnou odpovědnost !!!!!
─ Druhá forma je předání datového souboru ve struktuře XML na nosiči dat okresní správě ČSSZ. Datový soubor musí přejít přes zašifrování a digitální podepsání tak, jako při poslání přes internet.
─ Třetí forma v systému nejvíce prosazovaná je předávání ELDP internetem z programu mezd, a za využití komunikačních programů předání.